Cours de bureautique

EXCEL

EXCEL Séance 7 - Entrainement au C2i

Barême de l'épreuve

  • Formules de calcul : 2 pts
  • Adresses relatives : 2 pts
  • Adresses absolues : 2 pts
  • Formats numériques : 2 pts
  • Formats tableaux : 3 pts
  • Tris : 3 pts
  • Diagramme : 6 pts

Divers

Publipostage

A partir d'une liste de contacts créée sous EXCEL, il est possible de réaliser un publipostage sous WORD.
Pour cela plusieurs étapes :

Dans le logiciel Word, on écrit un courrier type, puis

  1. Dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage.
  2. Il va falloir indiquer quel est le fichier EXCEL qui contient la liste des contacts :
    pour cela (dans l'étape 3 de l'assistant) , sous Sélection des destinataires, cliquez sur Utilisation d'une liste existante, puis sur Parcourir.
    Dans la liste Regarder dans, cliquez sur le dossier dans lequel vous avez enregistré le classeur contenant vos données, puis cliquez sur Ouvrir.
    Dans la boîte de dialogue Afficher le tableau, recherchez et cliquez sur votre liste.
    Assurez-vous que la case à cocher La première liste de données contient les en-têtes de colonnes est sélectionnée et cliquez sur OK.
  3. Dans l'étape suivante de l'assistant, vous allez personnaliser votre lettre :
    Sélectionnez le mot à personnaliser (exemple : Madame) puis cliquez dans l'assistant sur "autres éléments", et choisissez le champ approprié du fichier excel (qualité). Ensuite, insérez et fermez. Vous devez procéder ainsi pour tous les champs personnalisables de la lettre.
  4. Dans les dernières étapes de l'Assistant, obtenez un aperçu, personnalisez, enregistrez et imprimez vos documents électroniques. Pour plus d'informations sur ces étapes, consultez l'aide de Word.

Scénarii

Les scénarios font partie d'une série de commandes aussi appelées outils d'analyses de simulation. Un scénario est un ensemble de valeurs que Microsoft Excel enregistre et peut remplacer automatiquement dans votre feuille de calcul. Vous pouvez utiliser des scénarios pour prévoir le résultat d'un modèle de feuille de calcul. Vous pouvez créer et enregistrer différents groupes de valeurs dans une feuille de calcul, puis basculer vers un de ces nouveaux scénarios pour visualiser différents résultats.

Cela peut par exemple vous permettre de calculer un résultat selon plusieurs hypothèses.

  1. D'abord, il faut constituer le tableau type qui décrit votre calcul, puis on doit nommer chacune des cellules pouvant varier selon les différentes hypothèses : en cliquant pour cela sur insertion/nom/définir/
  2. Ensuite, on crée un scénario à l'aide du menu "outils/gestionnaire de scénario/ajouter"
  3. On modifie les différentes variables grâce à l'assistant, puis on fait la synthèse des résultats grâce au menu "outils/gestionnaire de scénario/synthèse".
    Vous pouvez par exemple prévoir différents objectifs d'activité selon les prévisions de vente, différents remboursements selon des taux d'intérêts, etc...

Liste déroulante

On peut avoir intérêt, pour faciliter la saisie, à préremplir certaines cases de façon à saisir en un seul clic un des éléments d'une liste déroulante.

Dans ce cas, on doit d'abord dans une partie de la feuille taper soit en ligne, soit en colonne ladite liste : un élément par cellule. Puis après sélection de l'ensemble des cellules contenant ces éléments, on nomme cette liste avec un nom explicite (par exemple : "nomdelaliste").
Rappel : pour nommer une cellule ou un ensemble de cellules, cliquez sur insérer/nom/définir.

Maintenant, on doit sélectionner la cellule où l'on souhaite obtenir le menu déroulant, puis cliquer sur "données/validation".
Dans la boîte de dialogue nommée 'autoriser', on choisit "liste", puis dans la boîte de dialogue nommée 'source', on écrit "=nomdelaliste" (attention : il ne faut pas oublier le signe =).
Vérifiez bien que la case "liste déroulante dans la cellule" est cochée Ensuite on clique sur ok, c'est terminé.

copyright 2015 Eléonore Vieytes,
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